お客様事例 | 株式会社マネジメントソリューションズ

業務の拡大 >> 管理部門の工数増大 >> 業務効率化のため現状業務の見える化

背景・課題

業務の拡大に伴い、管理部門の工数が増大。業務負荷が大きいが採用増は社内方針的に難しい。業務の効率化をする前段階で、どのような業務にどの程度の時間をかけているのかを明確にする必要があった。

一方で、業務に追われている現状があり、かつそのような調査・とりまとめ業務ができるスタッフに負荷が集中しているため、見える化に工数を割くこと自体が難しかった。

取り組み内容

２か月間で３部署にインタビューし、

・経理財務業務

・契約管理業務（売上および仕入業者）

・総務業務の業務プロセスを網羅的に取りまとめ、現状のプロセスを可視化／定量化したうえで、業務拡大への対策案を提案。

＜実施内容＞

＜チーム体制＞

＜業務改善ソリューションの活用ポイント＞

・論理的理解とあわせて共感的理解を行うこころみ独自の「ディープリスニング」メソッドで、短時間ながら本音ベースでのインタビューを実施。さらに業務一覧のフォーマットを活用することで効率的かつ課題や非効率な業務内容に焦点を当てたインタビューが可能に

・抽出された課題に対して、過去の事例より解決策を提示。実現可能性の高い施策群から対応を決定することが可能となった

こころみへメッセージ

株式会社マネジメントソリューションズ管理本部長青柳亜寿嘉様

各担当者の工数の配分や業務負荷が可視化され、想定通りの工数もあれば、想定外の工数が確認できたのが大きな驚きでした。特に契約管理に予想外の負荷がかかっていることがわかり、現在システム化を進められるようになったのは大きな価値だと思っています。
こころみ社のインタビュアーの皆さまが、各担当者とすぐに信頼関係を作り、短時間で現状調査だけでなく課題や改善点も聞き出していただけたことにはさすがと思いました。内部スタッフではなかなかできない領域なので、頼んでよかったと思っています。
さらに、内部の視点では、出てこない改善点などの提案もあり新たな発見にもつながりました。ありがとうございました。